1. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI
A. Dokument –„dowód pierwszorzędny”, pojęcie, rodzaje
B. Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
C. Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
2. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W PODMIOCIE
A. ”KONSTYTUCJA ARCHIWALNA” ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.)
B. Przepisy wykonawcze:
- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postę¬powania z dokumen¬tacją,zasad jej klasyfikowania i kwali¬fiko¬wania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych(Dz. U .z 2002r. poz. 1375
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 20 stycznia 2011 r (Dz. U. Nr 14, poz. 67)
3. OBIEG DOKUMENTACJI W PODMIOCIE- NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA
A. zakres podmiotowy i przedmiotowy/Co mają czynić podmioty nie objęte?/
• słowniczek pojęć
• Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych?
• Interoperacyjność znaku sprawy
• Udział komórek innych niż merytoryczne przy załatwianiu spraw
• Gdzie jest teczka współdziałania między wydziałami w urzędzie?
• Dlaczego nie ma „Bc” w RWA?
• Czy można rozszerzyć RWA i jak to skutecznie zrobić?
• Brak wzorów blankietów, pieczątek……
B. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
C. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
4. INSTRUKCJA ARCHIWALNA-PIERWSZY RAZ W RANDZE ROZPORZĄDENIA!- / jaki czas na dostosowanie /
A. Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt/
B. Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt/
C. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt/
D. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
E. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
F. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt/
G. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt/
H. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
I. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
J. Sprawozdawczość archiwum zakładowego
5. WARSZTATY / OK.30 ZADAŃ/ polegające miedzy innymi na:
• dokonaniu opisu teczek
• dokonaniu opisu podteczk/dla jednej sprawy/
• dokonaniu opisu akt osobowych
• sporządzeniu spisu spraw
• nadaniu znaku sprawy
• sporządzeniu odpowiednich spisów zdawczo–odbiorczych dokumentacji papierowej- oddzielnie dla kategorii „A” i „B”do archiwum zakładowego
• sporządzeniu spisów zdawczo –odbiorczych dokumentacji papierowej do archiwum państwowego
• nadaniu teczkom sygnatury akt
• sporządzeniu wykazu spisów zdawczo–odbiorczych
• przygotowaniu zarządzenia powołującego komisję do brakowania
• sporządzeniu spisu dokumentacji niearchiwalnej
• wypełnieniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
• wypełnieniu wniosku do archiwum państwowego z prośbą o wydanie jednorazowego zezwolenia na zniszczenie akt
• schowaniu teczek do pudeł archiwistycznych i ich opisu
• wypełnieniu wezwania do przekazania akt
• wypełnieniu karty wypożyczenia – udostępnienia akt, pracownika lub osoby trzeciej
• wypełnieniu karty zastępczej wypożyczonych akt
• sporządzeniu ewidencji teczek akt osobowych
• rozszerzeniu RWA
6. Panel dyskusyjny
