Przedstawione zagadnienie należy rozpatrywać na gruncie
innych, niż ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.)
aktów prawnych. Ustawa o ochronie danych osobowych określa bowiem jedynie
ogólne zasady ich przetwarzania i ochrony, zaś skonkretyzowanie tychże
zasad ma miejsce w szczególnych wobec jej regulacji, przepisach prawa.
Zasady i tryb wydawania odpisów aktów stanu cywilnego reguluje ustawa
z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst
jednolity: Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688).
Zgodnie z treścią jej art. 83 ust. 1, odpisy oraz zaświadczenia określone
w art. 79, a zatem odpisy zupełne i skrócone aktów stanu
cywilnego, zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego
wpisach lub o ich braku, jak również zaświadczenia o zaginięciu lub
zniszczeniu księgi stanu cywilnego, wydaje się na wniosek sądu lub innego
organu państwowego, osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony,
jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego.
Przepis ust. 2 powołanego artykułu stanowi natomiast, iż "Odpisy
aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o dokonanych w księgach
stanu cywilnego wpisach lub o ich braku mogą być również wydane na wniosek
innych osób niż wymienione w ust. 1, które wykażą w tym interes
prawny, oraz na wniosek organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione
celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes
społeczny. Zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu
cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób".
Powołane wyżej przepisy w sposób wyczerpujący określają komu i po
spełnieniu jakich warunków mogą być wydane odpisy aktów stanu cywilnego.
Możliwość i prawną dopuszczalność ich wydania należy zatem rozpatrywać
wyłącznie na ich podstawie.
Można też dodać, że w literaturze przedmiotu podkreśla się, że art. 83
potwierdza zasadę ograniczonej jawności ksiąg stanu cywilnego, wymieniając
w ust. 1 osoby i organy uprawnione do otrzymania odpisów bez
konieczności uzasadniania potrzeby ich otrzymania, z jednoczesnym
rozszerzeniem kręgu uprawnionych podmiotów o osoby, które mają interes
prawny w otrzymaniu odpisów oraz o organizacje społeczne.
Podnosi się także, iż bardziej wnikliwe rozpatrzenie wniosku o wydanie
odpisu przez kierownika urzędu stanu cywilnego jest niezbędne w przypadku
odpisu zupełnego, w którym zawarte są szczegółowe informacje dotyczące
stanu cywilnego, jak np. ustalenia ojcostwa, pochodzenia z małżeństwa,
przysposobienia, ustania małżeństwa lub separacji. Udostępnienie niektórych
informacji osobom nieuprawnionym może stanowić wówczas naruszenie przepisów
o ochronie danych osobowych. Osoba występująca o wydanie odpisu
zupełnego powinna więc udowodnić istnienie interesu prawnego, np. prowadzenie
postępowania spadkowego.
Składając wniosek o wydanie odpisu skróconego aktu, zawierającego
ograniczone dane osobowe, zainteresowana osoba nie musi szczegółowo udowodnić
interesu prawnego, wystarczy bowiem uprawdopodobnienie istnienia takiego
interesu. Odpisy skrócone aktów mogą otrzymać także osoby, które zgłosiły
urodzenie lub zgon, mimo że nie należą do osób wymienionych w ust.
1 - bez obowiązku wykazania interesu prawnego (A. Czajkowska, E.
Pachniewska, Prawo o aktach stanu cywilnego. Komentarz, orzecznictwo,
wzory dokumentów i pism, Warszawa 2004, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis,
wyd. II).
Odmowa wydania odpisu aktu stanu cywilnego lub dokumentu z akt zbiorowych
"powinna nastąpić w formie decyzji administracyjnej z podaniem
w jej uzasadnieniu przyczyn, dla których wniosek nie mógł zostać
uwzględniony" (tak wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego - Ośrodek
Zamiejscowy w Gdańsku z dnia 29 kwietnia 1993 r., sygn. akt S.A./Gd
2261/92). Organem odwoławczym od orzeczeń administracyjnych wydanych na
podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, stosownie do jej art.
8 ust. 4, jest wojewoda. Wojewodowie sprawują także nadzór nad
działalnością urzędów stanu cywilnego w zakresie realizacji obowiązków
określonych w ustawie (art. 8 ust. 3).
Zatem wątpliwości dotyczące prawidłowości stosowania przepisów niniejszej
ustawy, należy kierować do właściwego wojewody.
Generalny Inspektor nie jest bowiem - stosownie do zakresu jego zadań,
który sprecyzowany został w art. 12 ustawy o ochronie danych
osobowych - uprawniony do ingerowania w określone ustawowo
kompetencje innych organów, oceniania prawidłowości podejmowanych przez nie
czynności oraz badania merytorycznej zasadności prowadzonych przez nie
postępowań. Nie jest on bowiem organem kontrolującym ani nadzorującym
prawidłowość stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach
należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia
podlegają ocenie w toku instancji, czy też w inny sposób określony
odpowiednimi procedurami. Stanowisko takie wyraził Naczelny Sąd Administracyjny
w wyroku z dnia 2 marca 2001 r. w sprawie o sygn. akt
II SA 401/00.”
Źródło: GIODO http://www.giodo.gov.pl/318/id_art/1337/j/pl/
