Wniosek o przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego zawierać powinien:
1) ustalony termin rozpoczęcia wypoczynku,
2) przyczynę, która stanowi powód przesunięcia urlopu,
3) określony w przybliżeniu nowy termin wypoczynku,
Podanie przyczyny
Przyczyną uzasadniającą przesunięcie terminu urlopu może być choroba pracownika przed rozpoczęciem wypoczynku, choroba członka jego rodziny, odwołanie turnusu wczasowego. W tym przypadku pracodawca powinien ten problem rozpatrzyć indywidualnie. Z treści par.5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14) wynika, że w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym.
Szczególne potrzeby pracodawcy
Na podstawie art. 164 par. 2 K.p. przesuniecie terminu urlopu jest dopuszczalne również z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Taką przyczyną może być zapowiedziana kontrola w zakładzie, zakończenie realizacji projektu, awaria. Są to zazwyczaj sytuacje sporadyczne , gdzie obecność danego pracownika jest niezbędna.
Zwrot kosztów
W przepisie art. 164 par. 2 K.p. nie ma regulacji prawnej odnośnie zwrotu kosztów, które poniósł pracownik odwołany z zaplanowanego wcześniej urlopu (np. zaliczka na poczet turnusu wczasowego ). Poprzez analogię stosuje się wtedy art. 167 par. 2 K.p. Przepis ten stanowi, że pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Niniejsze wydatki powinny zostać udokumentowane przez pracownika. A.M. Świątkowski uważa, że powyższą normę prawną należy zastosować„(...) do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, które pozostają w bezpośrednim związku z nieudzielaniem pracownikowi urlopu w zaplanowanym terminie” [A.M. Świątkowski, Kodeks pracy Tom I Komentarz do art. 1-189(1) , C.H. BECK, Warszawa 2004, s. 1011]. Autor wyraża pogląd, że na podstawie art. 471 K.c. w powiązaniu z art. 300 K.p. pracownik w sądzie pracy może żądać zwrotu poniesionych wydatków. „Plan urlopów wypoczynkowych jest traktowany w prawie pracy jako źródło zobowiązania pracodawcy. Niedopełnienie powyższego zobowiązania rodzi roszczenie odszkodowawcze, które – z powodu braku regulacji prawnej w art. 164 KP – znajduje oparcie w przepisach Kodeksu cywilnego o skutkach niewykonania zobowiązań” [tamże, s. 1012].
Przykład
Pracownica miała zaplanowany urlop wypoczynkowy w okresie od 5 do 18 lipca 2010 r. W dniu 30 czerwca br zachorowało jej trzyletnie dziecko i otrzymała ona 10 dni zwolnienia lekarskiego w celu opieki nad chorym dzieckiem. Pracownica wystąpiła do pracodawcy z prośbą o przesuniecie jej terminu urlopu na wrzesień. Pracodawca przychylił się do prośby pracownicy.
