Zamiarem autora jest stworzenie działu "Windykacja", gdzie wyjaśniane będą kwestie szeroko rozumianej windykacji. To znaczy - 1. jak zawierać umowy, aby odpowiednio się zabezpieczyć przed nierzetelnym kontrahentem; 2. jak korzystać z tych zabezpieczeń w momencie braku płatności. Do każdego tematu będą dołączane wzory pism (przykładowa umowa o świadczenie usług, weksel, przewłaszczenie, cesja, przykładowy pozew o zapłatę, zarzuty, sprzeciw). Pierwszy artykuł jest zatem wstępem do windykacji. Kolejne będą zawierały informacje szczegółowe.
Dla dobrze prosperującej firmy płynność finansowa znaczy tyle, co być
albo nie być, rozwijać się lub nie. Płynność finansowa pozwala na terminowe
realizowanie zobowiązań wobec swoich pracowników oraz kontrahentów. O tym, czy
płynność finansowa nie będzie zachwiana, decyduje w dużej mierze polityka
ekonomiczna przedsiębiorstwa. Przychody firmy zależą przecież od realizacji
płatności wynikających z wystawionych faktur. Termin płatności jest często
sprawą umowną. To właściciel firmy ma wpływ na zasady rozliczeń z odbiorcami swoich usług. Jeśli po wystawieniu faktury zbyt długo oczekuje się
na wpływ należności, oznacza to albo długi termin płatności wskazany na
fakturze, albo problemy po stronie kontrahenta. O ile pierwsza okoliczność może ulec zmianie wskutek
decyzji właściciela firmy, to w drugim przypadku konieczne jest zastanowienie
się nad podjęciem czynności przeciwdziałających opóźnieniom w zapłacie faktury
przez klienta.
Skuteczna windykacja należności może przywrócić płynność finansową w firmie. Upominanie się o swoje pieniądze może także wbrew pozorom dać większe poważanie wśród przedsiębiorców, kontrahentów i klientów.
Windykacja należności może być prowadzona samodzielnie przez wyznaczonego pracownika, najczęściej w przypadku małych firm jest to osoba zajmującą się księgowością. Windykację należności można też zlecić kancelarii prawnej/firmie windykacyjnej, która posiadając odpowiednią bazę organizacyjno-techniczną doprowadzi do odzyskania należności. Wybór metody windykacji zależy od właściciela firmy.
Jak powiedziano, samodzielne prowadzenie windykacji jest metodą często stosowaną wśród małych firm. Działania windykacyjne zaczynają się już w momencie określania terminu płatności na fakturze. Krótki termin (do 7 dni) oznacza wobec klienta, że firma szybko spodziewa się zapłaty za produkt/usługę. Taki termin wpływa na drugą stronę w ten sposób, że jest świadoma konieczności zapłaty. Rozumie, że sprzedawcy zależy na szybkim otrzymaniu wynagrodzenia za produkt/usługę. Dłuższe terminy (powyżej 7 dni) zmieniają trochę postrzeganie przez klienta interesu ekonomicznego firmy. Klient ma bowiem świadomość, iż podany termin oznacza, że firmie tak bardzo nie zależy na otrzymaniu zapłaty za fakturę. Faktura może zostać odłożona „na półkę do realizacji”, lecz z powodu czasowych przeszkód nie dojdzie do jej wykonania. Wskutek długiego okresu oczekiwania na zapłatę odbiorca faktury „zapomni” o niej. A wpływ należności z faktury oznacza dla firmy możliwość realizacji swoich zobowiązań. Ich brak realizacji generuje ciąg niespełnionych zobowiązań jednego kontrahenta wobec drugiego, drugiego wobec trzeciego itd.
Często zdarza się, że terminy płatności powyżej 7 dni wynikają ze specyfiki danej branży. Wskazywanie krótszego terminu płatności mogłoby nawet odstraszyć potencjalnych klientów. W ustalaniu terminów płatności należy mieć również to na uwadze. Tak czy inaczej, każdy przedsiębiorca rozumie, że realizacja zobowiązań decyduje o bycie danej firmy.
Upływ terminu płatności i brak zapłaty musi skutkować podjęciem działań windykacyjnych. Zaczyna się od wysłania wezwania do zapłaty (wzór). W tym samym czasie wskazane jest skontaktowanie się z kontrahentem w celu przypomnienia mu o obowiązku wpłaty.
Wezwanie do zapłaty powinno zawierać wskazanie kwoty, której firma się domaga oraz numeru faktury, z której wynika podstawa roszczenia. W piśmie tym należy również poinformować o konsekwencjach niezapłacenia kwoty. Konsekwencjami będzie możliwość skierowania sprawy na drogę sądową.
Kontrahent może mieć chwilowe problemy z płynnością finansową i prosi firmę o jeszcze kilka dni zwłoki. W tym momencie jedynie od właściciela firmy zależy, czy na to zezwoli. Zakładając, że pozwolono na kilka dni zwłoki, ale mimo tego nadal nie otrzymano oczekiwanej zapłaty, konieczne staje się skierowanie do klienta ostatecznego przesądowego wezwania do zapłaty (wzór).
Jeżeli mimo tego nadal nie ma zapłaconej kwoty, kolejnym krokiem jest złożenie pozwu do sądu. Pozew składamy do sądu właściwego ze względu na siedzibę kontrahenta. Istnieje również możliwość złożenia pozwu do sądu właściwego ze względu na miejsce płatności. Oznacza to, że jeśli kontrahent firmy znajduje się w innej miejscowości, możemy skierować pozew do sądu właściwego dla siedziby firmy, ponieważ w miejscu siedziby firmy powinna nastąpić zapłata należności.
Roszczenie firmy wynika z faktury, co ma ogromną zaletę przy dochodzeniu tego w sądzie. Przepisy pozwalają na uzyskanie korzystnego dla firmy orzeczenia bez rozprawy właśnie wtedy, gdy roszczenie wynika z faktury. W taki wypadku sąd wydaje tzw. nakaz zapłaty, który zobowiązuje kontrahenta (określonego w wydanym nakazie jako dłużnik) do zapłaty żądanej kwoty w terminie 14 dni. Dłużnik może zakwestionować taki tryb rozpatrywania sprawy, jeżeli przy tym uważa, że takie roszczenie jest bezzasadne lub jeśli udowodni, że zostało spełnione lub jeszcze z innych powodów. Wtedy sąd uchyla nakaz zapłaty i wyznacza rozprawę. Na rozprawie sąd prowadzi „normalne” czynności w celu ustalenia zasadności roszczenia firmy. Krótko mówiąc, jeśli roszczenie firmy wynika z faktury wystawionej zgodnie z prawem, sąd podtrzyma korzystny dla firmy wyrok.
Po 14 dniach o wydania nakazu zapłaty uzyskuje się klauzulę wykonalności, która daje podstawę do prowadzenia egzekucji komorniczej.
